La Agencia Nacional de Hidrocarburos (ANH) de Colombia, el 6 de octubre de 2022, expidió la Circular 30 por la cual se informa sobre la divulgación lineamientos y procedimiento para radicación de comunicaciones externas o recibidas por medios electrónicos y otras medidas relacionadas con la administración de comunicaciones de la entidad.

Con el fin de fortalecer y agilizar el procedimiento de recepción y radicación de comunicaciones externas recibidas, dar cumplimiento a la Resolución 1079 de 2015, así como mejorar el manejo de las comunicaciones de la ANH, se establecieron lineamientos para la generación y envío de los mensajes de datos, que requieran tramite y trazabilidad en la ANH.

Entre los lineamientos se estableció que:

• La recepción de los mensajes de datos que requieran trámite y trazabilidad en la ANH, deben ser radicados en el sistema de gestión documental electrónico de archivo (SGDEA) institucional.
• El buzón institucional destinado para la recepción y radicación de los correos electrónicos externos, conforme con lo señalado en el numeral anterior es: correspondenciaanh@anh.gov.co
• Los correos electrónicos de correspondencia externa que envíen las operadoras, los proveedores, contratistas y en general los terceros, que requieran ser radicados formalmente, deben: 1) Deben ser remitidos al correo correspondenciaanh@anh.gov.co, como primer destinatario de la cadena de direcciones a las que va dirigida la comunicación; 2) En caso de que se remita como destinatario en copia en la cadena de direcciones a las que va dirigida la comunicación, en el cuerpo de la comunicación los terceros deben indicar que se envía para radicación oficial de la entidad; 3) el correo electrónico debe indicar nombre de área o persona de quien radica, nombre completo de remitente, número de teléfono del remitente, dirección física o electrónica, anexos adjuntados o link para descarga.
• El equipo de Gestión Documental entenderá que la comunicación no debe ser radicada, si no está incluido el correo correspondenciaanh@anh.gov.co, como destinatario principal en la cadena de correos.
• El horario de atención para la radicación de Comunicaciones Oficiales Recibidas en la Ventanilla Única de Correspondencia (VUC) de la ANH, es de lunes a viernes de 7:00am a 4:00pm jornada continua; motivo por el cual los correos electrónicos que lleguen al buzón de correspondenciaanh@anh.gov.co fuera de los horarios antes señalados o en días no hábiles (sábados, domingos y festivos), serán tramitados y radicados el siguiente día hábil, conforme con el orden de llegada al buzón de este correo.
• El horario de atención para consultas internas relacionados con los servicios o procedimientos que presta el Outsourcing de Gestión Documental en la ANH, es de lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm jornada continua; motivo por el cual los correos electrónicos que lleguen al buzón de documental@anh.gov.co, fuera de los horarios antes señalados o en días no hábiles(sábados, domingos y festivos), serán atendidos y tramitados el siguiente día hábil, conforme con el orden de llegada al buzón de este correo.