GDPR Update: The Processing of personal data in the employment context (Dutch)

Dentons
Contact

Dentons

AVGB-update: Verwerkingen van persoonsgegevens in arbeidsverhoudingen

Inleiding

In deze AVGB-update behandelen wij verschillende aspecten van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding.

Er bestaan veel nieuwe technologieën, zoals online tools, die een meer systematische verwerking van persoonsgegevens van werknemers op de werkvloer mogelijk maken. Deze technologieën kunnen nuttig zijn bij het opsporen of voorkomen van verlies van bedrijfseigendom, het verbeteren van de productiviteit van werknemers en het beschermen van de persoonsgegevens waarvoor de verwerkingsverantwoordelijke (de werkgever) verantwoordelijk is.

Deze technologieën brengen echter ook aanzienlijke risico’s met betrekking tot privacy en gegevensbescherming mee. Steeds zal een afweging moeten worden gemaakt tussen enerzijds het gerechtvaardigd belang van de werkgever om zijn bedrijf te beschermen en anderzijds de privacy van werknemers. De werkgever dient altijd rekening te houden met de fundamentele beginselen van gegevensbescherming, ongeacht de technologie die hij gebruikt.

In deze AVGB-update behandelen wij allereerst artikel 88 AVGB (verwerking in het kader van de arbeidsverhouding). Vervolgens gaan wij in op de wettelijke grondslagen waarop de werkgever persoonsgegevens van de werknemer kan verwerden. Daarna gaan we in op het monitoren van werknemers en bespreken wij kort de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU en clouddiensten. We sluiten af met enkele praktische aanbevelingen.

Artikel 88 AVGB

Artikel 88 van de algemene verordening gegevensbescherming (de AVGB) bepaalt dat EU-lidstaten nadere regels mogen vaststellen ter bescherming van de rechten en vrijheden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van werknemers in het kader van de arbeidsverhouding.

Dergelijke regels moeten passende en specifieke maatregelen omvatten ter waarborging van de menselijke waardigheid, de gerechtvaardigde belangen en de grondrechten van de betrokkene, met name ten aanzien van:

  • de transparantie van de verwerking;
  • de doorgifte van persoonsgegevens binnen een concern of een groepering van ondernemingen die gezamenlijk een economische activiteit uitoefenen; en
  • monitoringsystemen op het werk.

De Nederlandse Uitvoeringswet AVGB (inmiddels aangenomen door de Tweede Kamer, maar nog niet door de Eerste Kamer) voorziet niet in dergelijke specifieke regels. De wetgever meent dat de algemene regels van de AVGB voldoende bescherming bieden aan de werknemer voor verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding. Andere EU-lidstaten hebben echter aangegeven dat zij, waar toegestaan, striktere beperkingen zullen invoeren dan die zijn opgenomen in de AVGB. Dit is iets waar werkgevers met verwerkingsactiviteiten in verschillende lidstaten rekening mee zullen moeten houden.

Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers

Artikel 6 AVGB vereist een grondslag voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel somt limitatief zes wettelijke gronden op, namelijk:

  • de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking;
  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
  • de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verantwoordelijke rust;
  • de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
  • de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verantwoordelijke is opgedragen; en
  • de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

In het kader van de arbeidsverhouding kan verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst in gevallen waarin de werkgever persoonsgegevens van de werknemer verwerkt om zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst na te komen. Een voorbeeld hiervan is betaling van salaris aan de werknemer. Bovendien rusten op de werkgever ook wettelijke verplichtingen die de verwerking van persoonsgegevens van de werknemer vereisen, zoals het bijhouden van een deugdelijke salarisadministratie en het betalen van belasting en sociale lasten. In dergelijke gevallen biedt de wet een grondslag voor de gegevensverwerking.

Een andere grondslag voor verwerking is toestemming van de werknemer (het eerste punt hierboven). Toestemming moet vrij, specifiek, geïnformeerd, en ondubbelzinnig zijn. Werknemers verkeren vrijwel nooit in een positie waarin zij vrij zijn hun toestemming kunnen verlenen, weigeren of intrekken. Gezien de machtsverhouding tussen de werknemer en werkgever, is het onwaarschijnlijk dat de werknemer zijn of haar toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens vrijelijk kan geven, zonder eventuele angst voor negatieve gevolgen indien hij of zij zou weigeren. Dit betekent echter niet dat werkgevers hun gegevensverwerking ten aanzien van werknemers per definitie niet op toestemming kunnen baseren. Slechts wanneer er (in het uitzonderlijke geval) geen enkel gevolg aan de aanvaarding of weigering van een aanbod is verbonden, kunnen werkgevers de gegevensverwerking op toestemming baseren.

Het gerechtvaardigd belang van werknemers (laatste opsommingsteken hierboven) kan alleen als grondslag dienen voor zover de verwerking strikt noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd doeleinde en de verwerking proportioneel en subsidiair is. De werkgever moet kunnen aantonen dat passende maatregelen zijn getroffen om te zorgen voor een evenwicht tussen de fundamentele rechten en vrijheden van werknemers, bijvoorbeeld door het monitoren te beperken tot bepaalde zones, zoals rond de ingang van de organisatie of de serverruimte.

Monitoringsystemen op de werkplek

Met moderne technologieën kunnen werknemers via verschillende apparatuur zoals smartphones, pc’s, tablets, voertuigen en wearables, continu worden gevolgd (zowel op het werk als thuis).
Werkgevers zijn verplicht werknemers te informeren over het monitoren, de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt en alle informatie die nodig is om een eerlijke verwerking te garanderen.

Het monitoren van elke (online) activiteit van de werknemers is onevenredig. De werkgever moet eerst andere, minder ingrijpende, maatregelen verkennen om de privacy en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van zijn werknemers en de veiligheid van het netwerk te beschermen. Als er bovendien geen grenzen worden gesteld aan de verwerking en deze niet transparant is, dan is er een hoog risico dat het gerechtvaardigd belang van werkgevers ten aanzien van de verbetering van efficiëntie van hun werknemers en de bescherming van bedrijfseigendom, leidt tot een niet te rechtvaardigen wijze van monitoren.

Proportionaliteit en minimale gegevensverwerking

Het monitoren van werknemers moet een evenredige reactie zijn op de risico’s waarmee de werkgever wordt geconfronteerd. Misbruik van internet kan bijvoorbeeld worden opgespoord zonder de inhoud van websites te analyseren. De werkgever heeft ook geen algemeen recht op het monitoren van zijn werknemers wanneer misbruik door middel van het gebruik van alternatieve maatregelen zoals webfilters kan worden voorkomen. In het algemeen geldt dat preventie de voorkeur geniet boven controle.

Werkgevers die monitorproducten en tools gebruiken, moeten rekening houden met de evenredigheid van de maatregelen die zij nemen. Om de impact van de gegevensverwerking te beperken, dienen werkgevers dan ook te controleren of het mogelijk is om aanvullende maatregelen te nemen. De Artikel 29 Werkgroep doet in dit verband twee aanbevelingen:

  • het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voordat er monitoringstechnieken op de werkvloer worden geïntroduceerd; en
  • het implementeren en communiceren van een gebruiksbeleid, naast het privacybeleid, die een gedetailleerde beschrijving van het verwerkingsproces geeft.

De informatie die geregistreerd wordt tijdens het monitoren, alsmede de informatie die zichtbaar is voor de werkgever dient zo veel mogelijk te worden beperkt. Wanneer de werkgever bijvoorbeeld nieuwe technologieën toepast, moet de verwerkte informatie alleen gedurende een minimale periode waarvoor de gegevens nodig zijn worden opgeslagen. Ook moet de werkgever de bewaartermijn specificeren. Wanneer werkgevers hun werknemers voorzien van nieuwe apparatuur met bijvoorbeeld GPS-trackers, moet het mogelijk zijn een dergelijke functie uit te schakelen (wanneer de omstandigheden dit rechtvaardigen). In het algemeen dient een werkgever zijn werknemers niet buiten werktijd te volgen door middel van zo’n functie.

Clouddiensten, onlineapplicaties en internationale doorgiften

Wanneer van werknemers wordt verwacht dat zij online applicaties gebruiken die persoonsgegevens verwerken, moeten werkgevers overwegen om werknemers de mogelijkheid te geven om bepaalde delen als privé aan te wijzen waar de werkgever geen toegang toe heeft, zoals een map voor privé e-mails of specifieke documenten.

Bij de meeste clouddiensten leidt het gebruik tot een internationale doorgifte van persoonsgegevens van werknemers. De werkgever dient ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens slechts naar een land buiten de EER wordt doorgegeven indien dat land een passend beschermingsniveau waarborgt.

Praktische aanbevelingen

Bij het verwerken van persoonsgegevens van werknemers moeten werkgevers rekening houden met de volgende punten:

  • werkgevers moeten altijd een geldige grondslag hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers;
  • toestemming is hoogstwaarschijnlijk geen geldige grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens in de arbeidsverhouding, tenzij werknemers toestemming kunnen weigeren zonder nadelige gevolgen te zullen ondervinden;
  • de grondslagen ‘uitvoering van een overeenkomst’ en ‘gerechtvaardigde belangen’ kunnen worden ingeroepen, mits (in het laatste geval) de verwerking strikt noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang alsmede proportioneel en subsidiair;
  • gegevensverwerking op het werk moet een evenredige reactie zijn op de risico’s waarmee de werkgever wordt geconfronteerd;
  • informatie die voortvloeit uit maatregelen zoals monitoring, en de informatie die zichtbaar is voor de werkgever moet zoveel mogelijk worden beperkt;
  • werkgevers moeten werknemers vooraf informeren dat de IT-systemen worden gemonitord; en
  • internationale doorgifte van werknemersgegevens mag alleen plaatsvinden als een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.

Tot slot is belangrijk dat bij het bepalen van het beleid met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en het monitoren van werknemers, het in Nederland en in andere EU-lidstaten verplicht is om dat beleid eerst voor te leggen aan en goed te laten keuren door de Ondernemingsraad.

DISCLAIMER: Because of the generality of this update, the information provided herein may not be applicable in all situations and should not be acted upon without specific legal advice based on particular situations.

© Dentons | Attorney Advertising

Written by:

Dentons
Contact
more
less

Dentons on:

Reporters on Deadline

"My best business intelligence, in one easy email…"

Your first step to building a free, personalized, morning email brief covering pertinent authors and topics on JD Supra:
*By using the service, you signify your acceptance of JD Supra's Privacy Policy.
Custom Email Digest
- hide
- hide

This website uses cookies to improve user experience, track anonymous site usage, store authorization tokens and permit sharing on social media networks. By continuing to browse this website you accept the use of cookies. Click here to read more about how we use cookies.