El Documento Soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente (DSNO), bien sea nacionales como las personas naturales o proveedores del exterior constituye un requisito fundamental para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el marco de sus actuaciones de fiscalización, ha intensificado la verificación sobre su correcta generación y transmisión oportuna.
Este documento fue creado mediante el Decreto 358 de 2020, compilado en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto Único Reglamentario Tributario (DURT), y posteriormente reglamentado mediante la Resolución 000167 de 2021, la cual desarrolló su funcionalidad dentro del sistema de facturación electrónica y estableció los requisitos técnicos y procedimentales relevantes.
De acuerdo con la Resolución 000167, el DSNO debe generarse y transmitirse por el adquirente bien sea 1) por cada operación individual, o 2) de manera acumulada semanalmente cuando las operaciones involucren al mismo proveedor.
Estos lineamientos fueron posteriormente complementados por el Decreto 442 de 2023, el cual flexibilizó la exigencia de coincidencia entre la fecha de la operación y la fecha de generación del documento soporte, más no modificó la periodicidad ni autorizó su emisión por fuera de los dos límites temporales establecidos desde 2021.
La jurisprudencia del Consejo de Estado y la Doctrina DIAN han enfatizado que la finalidad de los documentos que hacen parte del ecosistema de facturación electrónica, como lo es el DSNO, es probatoria y constituye un requisito para la procedencia de los costos y gastos en la determinación del impuesto sobre la renta, así como para soportar adecuadamente los impuestos descontables.
Por lo anterior, es fundamental que los contribuyentes implementen controles internos robustos que garanticen la adecuada y oportuna elaboración y transmisión de los DSNO a la DIAN, con el fin de garantizar la validez fiscal de los costos, deducciones e impuestos descontables asociados a las operaciones que requieren dicho soporte y reduce el riesgo de cuestionamientos por parte de la DIAN.
