Co to jest praca zdalna?

Nowelizacja wprowadza definicję pracy zdalnej, zgodnie z którą jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce oznacza to, że poza pracą zdalną w pełnym wymiarze czasu pracy, nowe przepisy dopuszczają również możliwość pracy hybrydowej, dostosowanej do konkretnych potrzeb i możliwości obu stron stosunku pracy.

Od czego zacząć?

Proces wdrażania pracy zdalnej pracodawca powinien rozpocząć od dokonania oceny ryzyka zawodowego. Co ważne, może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka dla poszczególnych grup stanowisk objętych pracą na odległość. Zgodnie z nowymi przepisami, pracy zdalnej nie będą mogły wykonywać osoby zatrudnione przy pracach szczególnie niebezpiecznych, przy których przekraczane są dopuszczalne normy czynników fizycznych, oraz z uciążliwymi lub zagrażającymi zdrowiu czynnikami chemicznymi lub biologicznymi.

Jak wprowadzić zdalne świadczenie pracy?

O wykonywaniu pracy w trybie pracy zdalnej, strony będą mogły zadecydować na etapie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. Praca na odległość będzie mogła być wprowadzana zarówno z inicjatywy pracodawcy jak i na wniosek pracownika, na podstawie porozumienia obu stron stosunku pracy.

Decyzja o przyznaniu pracownikowi uprawnienia do wykonywania pracy w formie zdalnej co do zasady będzie zależna od uznania pracodawcy. Jednakże, przełożony będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną pracownika podlegającego szczególnej ochronie np. ze względu na ciążę, opiekę nad dzieckiem, czy opiekę nad członkiem rodziny. Odmowa w takim przypadku będzie możliwa tylko, gdy wykonywanie pracy w sposób zdalny nie jest możliwe ze względu na jej organizację lub rodzaj.

Z kolei wniosek zatrudnionego o zaprzestanie wykonywania pracy poza firmą i przywrócenie poprzednich warunków jej wykonywania będzie dla przełożonego wiążący i podlegać uwzględnieniu w terminie nie dłuższym niż 30 dni.

Jednostronne polecenie pracownikowi pracy poza zakładem pracy pozostanie możliwe tylko w razie wystąpienia stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, lub gdy z powodu działania siły wyższej pracodawca nie będzie mógł zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dodatkowym warunkiem polecenia pracy zdalnej w tych sytuacjach będzie oświadczenie zatrudnionego, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w trybie zdalnym.

Co należy uregulować w wewnętrznych przepisach?

Szczegółowe zasady pracy zdalnej powinny zostać określone w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników lub w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą a związkiem zawodowym, jeżeli taki działa w firmie. Nowelizacja dopuszcza również określenie zasad wykonywania pracy na odległość w indywidualnym porozumieniu z daną osobą, w przypadku gdy nie zostało zawarte porozumienie, albo nie został wydany regulamin.

Wewnętrzne przepisy regulujące pracę poza zakładem pracy powinny określać m.in.

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę podwyższonych kosztów wynikających z pracy z domu,
• reguły porozumiewania się pracownika i pracodawcy, oraz
• zasady kontroli wykonywania obowiązków przez pracownika.

Firmy będą musiały także, poza porozumieniami ze związkami zawodowymi czy regulaminami, przygotować aneksy do umów o pracę, informacje uzupełniające o warunkach zatrudnienia, informacje o ogólnych zasadach bezpieczeństwa i higieny przy pracy zdalnej oraz dokonać, wspomnianej wyżej, oceny ryzyka zawodowego.

Co z narzędziami pracy i zwrotem kosztów?

Do obowiązków pracodawcy będzie należało zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę poza zakładem pracy materiałów i narzędzi, niezbędnych do wykonywania pracy na odległość, w tym także dokonanie instalacji, serwisu i konserwacji urządzeń technicznych. Firma będzie musiała również pokryć koszty energii i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy z domu, w tym w formie ryczałtu w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy poza zakładem pracy. Zwrot kosztów nie będzie stanowił przychodu i będzie zwolniony z podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. Nowelizacja nie określa ani minimalnej ani maksymalnej kwoty ryczałtu.

Jak została uregulowana okazjonalna praca zdalna?

Praca poza firmą będzie mogła także być wykonywana w sposób okazjonalny, na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Co do zasady, pracodawca będzie miał obowiązek uwzględniać wnioski pracowników w tym zakresie, o ile charakter pracy na to pozwali. Okazjonalna praca zdalna będzie wiązała się z mniejszą ilością formalności po stronie zatrudniających, w szczególności nie będą zobowiązani do pokrywania kosztów świadczenia pracy oraz kontrolowania miejsca wykonywania pracy pod kątem bezpieczeństwa i higieny pracy czy w zakresie wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Kiedy nowe regulacje wejdą w życie?

Nowelizacja Kodeksu Pracy została uchwalona przez Sejm 1 grudnia i skierowana do Senatu, gdzie będzie procedowana na najbliższym posiedzeniu w dniach 14-16 grudnia. Przewidujemy, że nowe przepisy wejdą w życie wiosną, najprawdopodobniej na przełomie marca i kwietnia 2023 r.

Gdyby mieli Państwo pytania lub wątpliwości w zakresie nowych zasad pracy zdalnej, prosimy o kontakt.