[co-authors: Alejandro Bravo and Janine A. Acosta]

La Superintendencia de Sociedades de Colombia expidió una guía práctica para el diligenciamiento del Informe 58 en relación con los oficiales de cumplimiento en materia de Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) y Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE). Este documento introduce una complementación a la Circular 100-16 de 2021, en el sentido de explicar la forma para proceder con el reporte del nombramiento o modificación del Oficial de Cumplimiento mediante la presentación del Informe 58.

Antes de la expedición de la guía, solo las sociedades obligadas a adoptar SAGRILAFT debían diligenciar el Informe 58 para designación del oficial de cumplimiento. Esta guía exige que la designación del oficial del cumplimiento del PTEE también deba ser reportado, por lo que adicional a las instrucciones y parámetros prácticos para la presentación del Informe, el documento contiene una aclaración de fondo frente a las obligaciones formales a cumplirse frente al PTEE lo cual es de suma importancia para evitar cualquier tipo de riesgo o inconveniente frente a las autoridades.

Así mismo, el documento explica los pasos a seguir para diligenciar los informes respectivos para cada una de las políticas SAGRILAFT y PTEE, y los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades, así como la hoja de vida del oficial de cumplimiento, copia del acta de junta directiva en la que conste su designación, entre otros.

Resulta importante recordar que tanto la Circular 100-16 de 2020 como la Circular 100-11 de 2021 exigen que las compañías obligadas a adoptar SAGRILAFT y/o PTEE reporten ante la Superintendencia de Sociedades la designación y demás documentos relacionados con su oficial de cumplimiento.

Así, el Informe 58 deberá enviarse y presentarse ante la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes a la designación del oficial de cumplimiento por parte de las compañías obligadas.

Por último, resaltamos que el incumplimiento a las órdenes e instrucciones impartidas por la Superintendencia de Sociedades puede dar lugar a la imposición de sanciones a las compañías obligadas a adoptar SAGRILAFT y PTEE de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995.