Teniendo en cuenta los recientes decretos y resoluciones expedidos por el Gobierno de Colombia relacionados con la realización de las reuniones ordinarias durante la emergencia sanitaria por el COVID-19, a continuación Holland & Knight le presenta un instructivo sobre cómo proceder ante diferentes escenarios en su empresa.
Primer escenario: si aún no se ha convocado la reunión ordinaria
- A más tardar, se deberá convocar a la reunión una vez superada la situación de emergencia sanitaria.
- Si ha transcurrido un mes, contado a partir del levantamiento de la emergencia sanitaria, sin que se haya convocado a la reunión ordinaria, el máximo órgano social podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil siguiente al vencimiento de dicho plazo.
- Durante el estado de emergencia no puede haber reuniones por derecho propio.
Segundo escenario: ya hay una convocatoria a una reunión ordinaria
En caso de que ya exista una convocatoria, podrá optarse por cualquiera de las siguientes opciones.
- Hacerla no presencial, dando alcance a la convocatoria, teniendo en cuenta las siguientes reglas:
- Que la comunicación en la que se dé alcance se lleve a cabo, a más tardar, un día antes de la fecha de la reunión.
- Que la comunicación en la que se dé alcance indique el medio tecnológico por el cual se puede asistir a la reunión y la manera de acceder.
- Que la comunicación en la que se dé alcance se envíe por el mismo medio que se haya utilizado para enviar la convocatoria inicial.
- Para llevar a cabo reuniones no presenciales a la luz Decreto 398 debe tenerse en cuenta lo siguiente:
- Se entiende que la expresión "todos los socios o miembros" prevista en el artículo 19 de la Ley 222 hace referencia a los socios o miembros que participan en la respectiva reunión no presencial, siempre que exista el número exigido por los estatutos para poder deliberar. Esto quiere decir que las asambleas y juntas podrán deliberar y decidir de manera virtual sin que sea necesario que concurran la totalidad de los asociados.
- Lo anterior no obsta para que se cumpla lo previsto, tanto en la ley como en los estatutos, en materia de quorum y mayorías.
- El representante legal debe verificar la identidad de las personas que asistan.
- En el acta de la reunión, el representante legal deberá dejar constancia de la existencia del quorum requerido: al iniciar la reunión, durante su desarrollo y al momento de su culminación.
- Aplazar la reunión ordinaria ya convocada y que la misma se realice hasta treinta (30) días después de la finalización de la emergencia sanitaria, de conformidad con el Decreto 434 de 2020, según el cual, deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
- Se debe enviar comunicación a todos los asociados informado que la reunión se va a aplazar y que se han acogido al nuevo plazo señalado en el mencionado decreto.
- La comunicación se debe enviar por el mismo medio utilizado para el envío de la convocatoria que había sido enviada previamente.
En los eventos en que, por algún motivo, uno o varios de los asociados no cuenten con los medios tecnológicos requeridos para celebrar debidamente la reunión no presencial o inclusive no le sea posible conectarse, se recomienda aplazar la reunión y acogerse al nuevo plazo previsto en el decreto 434 de 2020, tal y como se señala en el punto anterior.
Así mismo, la Superintendencia de Sociedades señala que en caso de que no fuera posible llevar a cabo una reunión ordinaria ya convocada, por imposibilidad de hacer uso del mecanismo de las reuniones no presenciales o si el aforo de la reunión presencial esperado supera las restricciones señaladas por las autoridades competentes, el representante legal deberá advertir de inmediato esta situación a todos los asociados convocados, por el mismo medio que se hizo la convocatoria inicial. Esto, con el fin de poner de presente que la situación de emergencia sanitaria implica la imposibilidad de llevar a cabo la reunión por motivos de fuerza mayor o caso fortuito.
En el evento de que la reunión convocada no se pueda llevar a cabo por falta de quórum (diferente a la imposibilidad por fuerza mayor o caso fortuito), se debe tener en cuenta lo previsto en el régimen societario frente a las reuniones de segunda convocatoria, estipulado en el artículo 429 del Código de Comercio.
