[Co-author: Dr. Stefan Widder]

Elektronische Vertragsabwicklung zur Kontaktvermeidung

In Deutschland und auf der ganzen Welt verändern sich Arbeitsabläufe drastisch. Gesundheitspolitische Erwägungen haben bereits viele große Unternehmen in Deutschland dazu veranlasst, vermehrt auf Arbeit aus dem Home Office umzustellen. Für Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit fortsetzen, stellt der rasche Wechsel von der Arbeit in einem Büro hin zum Home Office eine Herausforderung für die bisher als selbstverständlich angesehenen Prozesse dar. Einer dieser Prozesse ist die Vertragsabwicklung.

Grundsätzlich besteht in Deutschland für den Abschluss von Rechtsgeschäften kein Formerfordernis. Ist also gesetzlich nichts anderes geregelt, kann ein Vertrag auch mündlich geschlossen werden. Allerdings hat der Gesetzgeber für eine Vielzahl von Rechtsgeschäften wegen ihrer besonderen Bedeutung oder aus Schutz vor Übereilung eine bestimmte Form vorgeschrieben. Ferner vereinbaren die Parteien eines Rechtsgeschäfts häufig eine bestimmte Form.

Welche Formvorschriften hat der Gesetzgeber vorgesehen?

Textform

Die Textform gemäß § 126b BGB stellt die einfachste gesetzliche Form der textlichen Niederlegung von Erklärungen dar. Erforderlich ist hierfür lediglich, dass die Erklärung lesbar in Schriftzeichen abgegeben wird. Diese Erklärung kann daher auch per E-Mail abgegeben werden und bedarf keiner Unterschrift.

Schriftform

Schriftform im Sinne des § 126 BGB erfordert, dass eine Urkunde erstellt wird, welche die wesentlichen Teile der Erklärung enthält und von dem Erklärenden eigenhändig unterzeichnet wird. Handelt es sich um einen Vertrag, muss dieser grundsätzlich die Unterschrift sämtlicher Parteien tragen. Werden mehrere gleich lautende Urkunden aufgenommen, so ist gemäß § 126 Abs. 2 S. 2 BGB ausreichend, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet. Es reicht bei einem Vertrag somit aus, wenn jede Partei auf unterschiedlichen Dokumenten eigenhändig den Vertragstext unterzeichnet. Die Unterschrift muss die jeweilige Urkunde räumlich abschließen. Eine eingescannte und dann elektronisch eingefügte Unterschrift genügt dem Schriftformerfordernis hingegen nicht.

Notarielle Beurkundung

Eine notarielle Beurkundung nach § 128 BGB wird unmittelbar vor einem Notar vorgenommen, wobei eine gleichzeitige Anwesenheit der Vertragsparteien grundsätzlich nicht erforderlich ist. Es genügt vielmehr, wenn zunächst der Antrag und dann die Annahme beurkundet wird.

Öffentliche Beglaubigung

Die öffentliche Beglaubigung gemäß § 129 BGB ist ein amtliches Zeugnis über die Echtheit der Unterschrift und des Namenszeichens. Die Erklärung muss schriftlich festgehalten werden und die eigenhändige Unterschrift vor einem Notar ausgeführt und von diesem beglaubigt werden.

Welche Form kann durch Rechtsgeschäft vereinbart werden?

Auch in den Fällen, in denen der Gesetzgeber keine besondere Form vorgeschrieben hat, können die Parteien gleichwohl die Beachtung einer einzuhaltenden Form frei vereinbaren. In vielen Fällen wird die oben dargestellte Textform nach § 126b BGB vereinbart, da diese Form besonders leicht zu wahren ist und Erklärungen entsprechend schnell abgegeben werden können.

Wurde rechtsgeschäftlich eine bestimmte Form vereinbart, dann gilt im Zweifel, falls die Parteien diesbezüglich keine weiteren Regelungen getroffen haben, die jeweilige entsprechende gesetzliche Vorschrift. Es findet also bei Vereinbarung schriftlicher Form im Zweifel die Schriftform im Sinne des § 126 BGB Anwendung. Allerdings sieht das Gesetz im Fall der rechtsgeschäftlichen Vereinbarung einer bestimmten Form eine Formerleichterung im Vergleich zur gesetzlich vorgeschriebenen Form vor, sofern die Parteien nichts Abweichendes vereinbart haben. So genügt zur Wahrung der Schriftform die telekommunikative Übermittlung (z.B. per E-Mail oder Fax) und bei einem Vertrag der Briefwechsel. Haben die Parteien die elektronische Form vereinbart und nichts anderes bestimmt, genügt auch jede andere elektronische Signatur, als die nach § 126a BGB vorgesehene qualifizierte elektronische Signatur. Es ist dann also z.B. die elektronische Anfügung einer eingescannten Unterschrift ausreichend.

Was können Unternehmen jetzt tun, um etwaige Formerfordernisse zu erfüllen?

Ersatz von Schriftform durch elektronische Form

Die gesetzliche Schriftform kann grundsätzlich durch eine elektronische Form im Sinne des § 126a Abs.1 BGB ersetzt werden. Diese hat den Vorteil, dass es hier keiner eigenhändigen Unterschrift bedarf, vielmehr reicht eine sog. qualifizierte elektronische Signatur aus. Diese qualifizierte elektronische Signatur muss auf dem Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdienstanbieters beruhen und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt worden sein. Folgende Unternehmen bieten die Möglichkeit der Unterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur an: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/DE. Ausgeschlossen ist diese elektronische Form jedoch z.B. bei der Kündigung oder dem Auflösungsvertrag zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, bei einer Bürgschaftserklärung oder grundsätzlich bei einem Schuldanerkenntnis. Auch wenn keine Form gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Erklärungen von Unternehmen so erfasst werden, dass auch zukünftig ein etwaiger erforderlicher Beweis über die genauen Inhalte geführt werden kann.

Erteilung einer Vollmacht

Eine praxistaugliche weitere Möglichkeit zur „Erleichterung“ eines Vertragsabschlusses besteht in der Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten zur Vornahme eines formbedürftigen Rechtsgeschäfts. Der Vorteil in diesem Vorgehen liegt darin, dass die Erklärung der Vollmacht grundsätzlich nicht der Form bedarf, welche für das Rechtsgeschäft bestimmt ist, auf das sich die Vollmacht bezieht. So können bei einer etwaigen notariellen Beurkundung beispielsweise die Notarangestellten zur Unterzeichnung bevollmächtigt werden, sodass persönliches Erscheinen beim Beurkundungsprozess entbehrlich ist. Ausnahmsweise kann jedoch auch für die Vollmacht das Formerfordernis bestehen, welches für das Rechtsgeschäft gilt (z.B. bei Bürgschaften oder Kreditverträgen). Ebenso besteht grundsätzlich die Möglichkeit der nachträglichen (formfreien) Genehmigung eines formbedürftigen Rechtsgeschäfts, welches durch einen Vertreter ohne Vertretungsmacht abgeschlossen wurde.

Welche Formerfordernisse bestehen im Einzelfall?

Anteilsübertragung

Für die Übertragung von Geschäftsanteilen an einer GmbH bedarf es der notariellen Beurkundung, dies gilt sowohl für die Abtretung als auch für das schuldrechtliche Verpflichtungsgeschäft.

Im Aktienrecht besteht anders als im GmbH-Recht nicht das Formerfordernis der notariellen Beurkundung. Aktien können grundsätzlich formfrei übertragen werden.

Auch die Übertragung von Anteilen an einer OHG oder KG bedarf nur in Ausnahmefällen einer notariellen Beurkundung und kann formfrei erfolgen.

Handelsregister

Anmeldungen zum Handelsregister müssen elektronisch in öffentlich beglaubigter Form eingereicht werden. Die gleiche Form ist auch für die Erteilung einer Vollmacht zur Anmeldung erforderlich.

Finanzierungsverträge

Darlehensverträge können grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden. Dies gilt allerdings nicht für Verbraucherdarlehensverträge, die der Schriftform bedürfen, welche durch die elektronische Form ersetzt werden kann.

Finanzierungsleasingverträge können zwischen Unternehmern ebenfalls grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden, bedürfen aber bei Abschluss mit einem Verbraucher der Schriftform, die auch hier von der elektronischen Form ersetzt werden kann.

Immobilienrecht

Kaufverträge über Grundstücke bedürfen der notariellen Beurkundung.

Zusammenhängende Rechtsgeschäfte

Ein besonderes Formerfordernis kann sich im Einzelfall auch für Rechtsgeschäftsarten ergeben, für die der Gesetzgeber eigentlich kein Formerfordernis vorgesehen hat. Das ist dann der Fall, wenn sie mit einem anderen Rechtsgeschäft in einem rechtlichen Zusammenhang stehen. So gilt etwa das Formerfordernis der notariellen Beurkundung bei einem Grundstückskaufvertrag auch für das Rechtsgeschäft, das mit diesem Vertrag in einem rechtlichen Zusammenhang steht.