Con el propósito de ajustar los trámites de legalización y apostilla de documentos al uso de nuevas tecnologías, y fijar las especificaciones técnicas de los documentos base o fuente que sean objeto de apostilla o legalización, el 3 de agosto de 2020 el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia expidió la Resolución No. 1959 (Resolución 1959).
Puntos clave de la Resolución 1959:
Los dos aspectos más relevantes incluidos por la Resolución No. 1959 y que deben ser tenidos en cuenta para las transacciones, poderes y el día a día de muchas sociedades son:
- Los documentos que sean firmados únicamente con firma mecánica (que es aquella firma que corresponde a la reproducción fiel de la firma manuscrita hecha por un computador) no podrán ser objeto de apostilla o legalización, salvo que también contengan una firma manuscrita o cuando se pueda verificar que la rúbrica mecánica que se utilice esté acompañada de una firma digital.
- Previo a la solicitud de apostilla o legalización de un documento que contiene una traducción oficial, se debe hacer reconocimiento o autenticación de la firma del traductor oficial ante un Notario Público.
De acuerdo con la Resolución 1959, el tiempo de respuesta de un trámite de apostilla o legalización ante la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores NO podrá superar el término máximo de tres días hábiles.
Otros asuntos relevantes:
La Resolución 1959 ordena a los todos los servidores públicos y particulares que ejerzan funciones públicas, que suscriban o certifiquen documentos legales que deban surtir efectos legales en el exterior, a registrar su firma manuscrita (que es la firma que una persona por sí misma plasma en un documento) y/o digital ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Respecto de los documentos que sean objeto de apostilla o legalización, la Resolución 1959 establece los requisitos técnicos que deben cumplir cada uno de esos documentos para que puedan ser apostillados o legalizados. Entre otros requisitos, la Resolución 1959 estableció que todos los documentos objeto de apostilla o legalización deben contar con la firma electrónica del funcionario que lo firma y un certificado expedido por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).
Como requisitos generales para el trámite de legalización o apostilla de un documento fuente (que es el documento que será objeto de legalización o apostilla), el Ministerio de Relaciones Exteriores estableció que cada uno de estos debe: 1) ser expedido por una persona natural o jurídica, pública o privada, 2) cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por las entidades emisoras, 3) ser firmado por el servidor público, la autoridad competente que certifique un documento privado o por un particular ejerciendo funciones públicas, 4) contener una fecha válida (ya sea de expedición, elaboración, emisión, revisión, impresión, autorización o similares), 5) contener de manera clara, visible y legible el nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita del servidor público o particular con funciones públicas que lo otorga, 6) cumplir con los requisitos técnicos establecidos en la Resolución 1959 y 7) contener información clara, legible y completa, sin tachones y con un peso máximo de 11MB en archivo .pdf.
La Resolución 1959 también incluye una descripción detallada del procedimiento que se debe cumplir para legalizar documentos emitidos en países que no hacen parte del Convenio de la Haya sobre apostilla, este procedimiento se denomina cadena de legalización. La lista de países que no hacen parte del citado Convenio se puede encontrar en página web la Cancillería de Colombia o Gobierno de Colombia.
Las cadenas de legalización de 1) documentos colombianos que deban surtir efectos legales en el exterior, 2) documentos extranjeros que deban surtir efectos legales en Colombia, 3) documentos extranjeros que deban surtir efectos legales en Colombia mediante la figura de país amigo, 4) documentos extranjeros que deban surtir efectos legales en Colombia mediante la figura de circunscripción consular.
Es importante tener en cuenta que, el Ministerio de Relaciones Exteriores no emitirá apostillas, legalizaciones, recibos o cualquier otro documento referente al trámite de forma impresa, de manera que estos documentos únicamente podrán ser verificados de manera virtual o mediante código QR. Si, después de pagado un trámite, se presenta algún error en el texto de la apostilla o de la legalización, el usuario no podrá reclamar su dinero de vuelta salvo que: 1) se haya generado un doble pago sobre la misma solicitud o 2) cuando sea necesario anular la apostilla o legalización por error interno del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Las anulaciones de apostilla o legalización únicamente procederán cuando: 1) haya falsedad en el documento fuente o en su firma, 2) haya un error en el procedimiento interno del Ministerio de Relaciones Exteriores o 3) por orden judicial.
