1. AVVIO DEL REGISTRO DI TITOLARI EFFETTIVI

Il 9 ottobre è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy (il “MiMIT”) del 29 settembre 2023 che ha attestato l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva.

Con la pubblicazione di tale decreto si è concluso il lungo iter normativo per l’istituzione e l’avvio dell’operatività del registro dei titolari effettivi.

Il decreto del MiMIT, unitamente ai seguenti decreti:

• decreto ministeriale 16 marzo 2023 e relativo allegato che definiscono i modelli per il rilascio di certificati e cop ie anche digitali relativi alle informazioni sulla titolarità effettiva;
• decreto MiMIT 12 aprile 2023, che dispone l’approvazione delle specifiche tecniche del formato elettronico per la comunicazione della titolarità effettiva al Registro delle Imprese;
• decreto interministeriale 20 aprile 2023 che definisce gli importi dei diritti di segreteria da corrispondere per le pratiche e gli output sulla titolarità effettiva.danno attuazione a quanto previsto dal decreto interministeriale 11 marzo 2022, n. 55 recante disposizioni in materia di comunicazione, accesso e consultazione dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva (il “DM”). Il DM istituisce il registro dei titolari effettivi (il “Registro”) ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.lgs. 231/2007 contente le previsioni in materia di prevenzione dell’uso del sistema finanziario ai fini di riciclaggio e finanziamento del terrorismo (“Dlgs AML”) disciplinando l’alimentazione, l’accesso e la consultazione dei dati anagrafici e delle informazioni relative al titolare effettivo di imprese dotate di personalità giuridica, persone giuridiche private, trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e istituti giuridici affini.

Con l’istituzione del Registro sono accessibili le informazioni sulla titolarità effettiva ai soggetti tenuti agli obblighi antiriciclaggio ai sensi dell’art. 3 del Dlgs AML (ad es. banche e altri operatori finanziari, professionisti, e altri soggetti obbligati i “Soggetti Obbligati”), a supporto degli adempimenti prescritti in occasione dell’adeguata verifica della clientela. Per poter accedere al Registro i Soggetti Obbligati devono presentare al Registro Imprese competente territorialmente una richiesta di accreditamento avente validità biennale previo pagamento dei diritti di segreteria.

L’accesso al Registro sarà altresì consentito ad alcune autorità , nonché ad altri soggetti portatori di un interesse giuridico rilevante che ne facciano espressa richiesta motivata.

2. SOGGETTI TENUTI A COMUNICARE IL TITOLARE EFFETTIVO

Le imprese dotate di personalità giuridica tenute all’iscrizione nel Registro delle Imprese ai sensi dell’articolo 2188 c.c., quali: le spa, le srl (di ogni tipo ordinarie, semplificate, start up innovative), le società in accomandita per azioni, le società cooperative (le “Società”) e le persone giuridiche private diverse dalle imprese di cui al DPR 361/2000, hanno l’obbligo di comunicare (cfr. art 21 Dlgs AML) le informazioni relative ai propri titolari effettivi per via esclusivamente telematica e in esenzione da imposta da bollo al Registro delle Imprese territorialmente competente in apposita sezione autonoma.

Restano invece escluse in quanto non dotate di personalità giuridica; le società semplici, le società in nome collettivo, le società in accomandita semplice.

Anche i trust e gli istituti giuridici affini (es. mandato fiduciario) sono tenuti a eseguire analoga comunicazione in apposita sezione speciale del Registro delle Imprese.

In esecuzione di quanto precede, ai sensi dell’art. 3 DM, i seguenti soggetti sono tenuti a comunicare le informazioni al registro imprese sulla titolarità effettiva:

• gli amministratori (con rappresentanza esterna) oppure un sindaco, in caso di inerzia degli amministratori, delle Società;
• il fondatore, se in vita, oppure i soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione delle persone giuridiche private (ad es. fondazioni, associazioni);
• il fiduciario di trust che producono effetti rilevanti ai fini fiscali o di istituti giuridici affini.

3. TERMINE PER L’ADEMPIMENTO DELL’OBBLIGO DI COMUNICAZIONE

A partire dallo scorso 9 ottobre le Società, le persone giuridiche private, i trust e gli istituti affini, già costituiti a tale data, sono tenuti a comunicare al Registro delle Imprese territorialmente competente nel termine di 60 giorni i dati relativi alla titolarità effettiva.

Il termine ultimo per l’adempimento di tale comunicazione scade l’8 dicembre p.v.. Scadendo tale termine in un giorno festivo, la comunicazione può essere effettuata entro e non oltre l’11 dicembre 2023.

Viceversa, le Società e le persone giuridiche private costituite successivamente alla data del 9 ottobre 2023 provvedono alla comunicazione della titolarità effettiva entro il termine di trenta giorni dalla iscrizione nei rispettivi registri. Anche i trust e gli istituti giuridici affini sono tenuti a effettuare la comunicazione entro trenta giorni dalla loro costituzione.

Ogni eventuale successiva variazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva dovrà essere comunicata entro 30 giorni dal compimento dell'atto che dà luogo alla variazione.

I soggetti destinatari dell’obbligo di comunicazione devono altresì comunicare periodicamente con cadenza annuale la conferma dei dati e delle informazioni indipendentemente da eventuali variazioni alla titolarità effettiva.

I soggetti destinatari provvedono a tale comunicazione periodica di conferma nel termine di 12 mesi:

• dalla data della prima comunicazione; o
• in caso di variazioni, dalla data della relativa comunicazione;
• dalla data dell’ultima conferma. Le Società potranno effettuare tale conferma contestualmente al deposito del bilancio.

4. CONTENUTI DELLA COMUNICAZIONE SULLA TITOLARITÀ EFFETTIVA

I dati e le informazioni da comunicare al Registro delle Imprese differiscono in base al soggetto obbligato:

(i) tutti i soggetti interessati tenuti a comunicare il titolare effettivo al registro delle imprese (imprese dotate di personalità giuridica, persone giuridiche private, trust e istituti giuridici affini) dovranno:

• comunicare i dati identificativi e la cittadinanza delle persone fisiche indicate come titolare effettivo;
• l'eventuale indicazione dello status di controinteressato all'accesso della persona fisica indicata come titolare effettivo e delle ragioni per le quali l'accesso esporrebbe il titolare effettivo ad un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione;

(ii) le imprese dotate di personalità giuridica, oltre a quanto indicato al punto (i), dovranno comunicare:

• l’entità della partecipazione al capitale dell’ente della persona fisica indicata come titolare effettivo;
• ove il titolare effettivo non sia individuato in forza dell'entità della partecipazione, le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell'ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo;

(iii) le persone giuridiche private, oltre a quanto indicato al punto (i), dovranno comunicare:

• il codice fiscale
• la denominazione dell'ente
• la sede legale e, ove diversa da quella legale, la sede amministrativa dell'ente
• l'indirizzo di posta elettronica certificata;

(iv) i trust residenti in Italia o non residenti ma con redditi prodotti in Italia e istituti giuridici affini oltre a quanto indicato al punto (i) dovranno comunicare:

• il codice fiscale;
• la denominazione del trust o dell'istituto giuridico affine;
• la data, il luogo e gli estremi dell'atto di costituzione del trust o dell'istituto giuridico. affine

5. MODALITÀ DI INVIO DELLA COMUNICAZIONE

I dati oggetto della comunicazione al Registro saranno conservati in apposita sezione autonoma per le persone giuridiche private (le Società) e speciale per i trust e per gli istituti giuridici affini.

La comunicazione delle informazioni al Registro delle Imprese sulla titolarità effettiva è resa mediante autodichiarazione, ai sensi degli articoli 46 e 47 DPR 445/2000, di responsabilità e consapevolezza in ordine delle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese.

Chi effettua la comunicazione (il legale rappresentante, il fondatore o in caso di trust il fiduciario) deve essere in possesso di una firma digitale. La comunicazione si esegue mediante compilazione e sottoscrizione del nuovo modulo TE (ex Decreto 12 aprile 2023). Non sono consentite deleghe o incarichi a terzi per la sottoscrizione digitale del modello. I terzi posso provvedere all’invio telematico del modello sottoscritto digitalmente dal soggetto obbligato.

6. SANZIONI

In caso di omessa comunicazione da parte dei destinatari dell’obbligo di comunicazione al Registro, il Registro delle Imprese territorialmente competente accerta la violazione dell’obbligo di comunicazione e irroga la sanzione pecuniaria di cui all’art. 2630 c.c., che varia da euro 103 a euro 1.032 euro (ai sensi del Dlgs AML). Se la comunicazione avviene entro i 30 giorni successivi alla scadenza dei termini, la sanzione viene ridotta a 1/3.

7. COME INDIVIDUARE IL TITOLARE EFFETTIVO

Il titolare effettivo è la persona fisica (o le persone fisiche), o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo (art. 20, comma 1 D,lgs. AML).

Il titolare effettivo nel caso di Società viene identificato in uno o più persone fisiche seguendo i seguenti criteri:

• costituisce indicazione: (i) di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica; (ii) costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona;
• nei casi in cui l’esame dell’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza: (i) del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria; (ii) del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria; (ii) dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante;
• nel caso in cui l’applicazione dei precedenti criteri non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società o del cliente diverso dalla persona fisica.

Nel caso di persona giuridica privata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 febbraio 2000, n. 361, sono cumulativamente individuati, come titolari effettivi: i fondatori, ove in vita; i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili; i titolari di funzioni di direzione e amministrazione.

Nel caso di TRUST e istituti giuridici affini il titolare effettivo è da identificarsi (art. 22, comma 5 Dlgs AML) nel costituente/i, o il fiduciario/i, il guardiano, o il beneficiario o altra persona che esercita il controllo sul trust o sull'istituto giuridico affine e di qualunque altra persona fisica che esercita, in ultima istanza, il controllo sui beni conferiti nel trust o nell'istituto giuridico affine attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri mezzi.

Nel caso di Società e di persone giuridiche private le informazioni sulla titolarità effettiva sono acquisite(art. 22, comma 2 Dlgs AML) a cura degli amministratori richiedendole al titolare effettivo, individuato in conformità ai criteri in precedenza richiamati, nonché in base a quanto risultante dalle scritture contabili e dai bilanci, dal libro dei soci, dalle comunicazioni relative all’assetto proprietario o al controllo dell’ente, nonché dalle comunicazioni ricevute dai soci e da ogni altro dato a loro disposizione.

Nel caso in cui il socio non fornisca le informazioni agli amministratori da questi ritenute necessarie per individuare il titolare effettivo ovvero fornisca informazioni palesemente fraudolente, non potrà esercitare il diritto di voto e le deliberazioni assunte con il voto determinante del socio in questione sono impugnabili, a norma dell’art. 2377 c.c..

L’errata acquisizione dei dati relativi ai propri titolari effettivi espone gli amministratori di società a reclusione da sei mesi a tre anni e alla multa da 10.000 a 30.000 euro ai sensi dell’art. 55, comma 3, del Dlgs AML, nel caso in cui gli amministratori comunichino ai Soggetti Obbligati ai fini dell’adeguata verifica, dati falsi o informazioni non veritiere sull’identità del titolare effettivo.

È opportuno che il Consiglio di Amministrazione delle Società, tenute alla comunicazione del titolare effettivo al Registro, adotti una specifica delibera in cui dia evidenza e formalizzi l’esito delle analisi svolte e identifichi il titolare effettivo dell’ente. Analoga delibera andrà altresì adottata in caso di modiche alla titolarità effettiva ed eventualmente confermata contestualmente all’approvazione della bozza di bilancio.

Si sottolinea l’importanza della corretta identificazione del titolare effettivo considerato anche il rischio di responsabilità penale a carico degli amministratori nel caso in cui i Soggetti Obbligati acquisiscano ai fini dell’adeguata verifica di notizie false sulla titolarità effettiva (art. 55, comma 3 Dlgs AML).

I Soggetti Obbligati i quali hanno la facoltà e non l’obbligo di consultare il Registro per verificare i dati dei propri clienti, ove rilevino difformità tra le informazioni indicate dai soggetti tenuti alla comunicazione sul titolare effettivo al Registro Imprese e quelle acquisite in occasione della adeguata verifica della propria clientela, saranno tenuti a segnalare tale difformità al Registro delle Imprese (art. 6, comma 5 DM).