Superintendencia de Sociedades modifica Capítulo X Circular Básica Jurídica en Colombia

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Con el fin de actualizar la normatividad a las recomendaciones de organismos internacionales, a la política general de supervisión de la Superintendencia de Sociedades de Colombia y a la coyuntura actual, la Superintendencia modificó el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017), mediante la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, la cual rige a partir de su publicación.

De acuerdo con lo anterior, a continuación se exponen las materias más relevantes incluidas en de dicha Circular Externa modificatoria:

Ámbito de aplicación del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM

  • Están obligadas a dar aplicación al Capítulo X:
    • Las Empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Estas Empresas deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM o SAGRILAFT).
    • Las Empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT):
    • Sector de agentes inmobiliarios
    • Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas
    • Sector de servicios jurídicos
    • Sector de servicios contables
    • Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil
    • Servicios de Activos Virtuales
    • Sectores de supervisión especial o regímenes especiales
    • Régimen aplicable a las Empresas que reciban aportes en Activos Virtuales

Elementos del SAGRILAFT

La puesta en marcha del SAGRILAFT requiere del cumplimiento efectivo de la Política LA/FT/FPADM y los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el manual, en los términos descritos más adelante, y debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Empresa, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas. Dentro de los elementos del SAGRILAFT se incluyen:

  • Diseño y aprobación
    • El diseño del SAGRILAFT estará a cargo de la Empresa Obligada, para lo cual deberá tener en cuenta la materialidad, las características propias de la Empresa y su actividad, así como la identificación de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM (Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM u otro mecanismo de evaluación, individualización, identificación y segmentación del Riesgo LA/FT/FPADM). El representante legal y la junta directiva, o el máximo órgano social cuando aquella no existe, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.
  • Auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT
    • Con el fin de que en la Empresa Obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento.
  • Divulgación y capacitación
    • El SAGRILAFT deberá ser divulgado dentro de la Empresa Obligada y a las demás partes interesadas, en la forma y frecuencia para asegurar su adecuado cumplimiento, como mínimo una vez al año.
  • Asignación de funciones a los responsables y otras generalidades
    • Las Empresas Obligadas deben establecer y asignar de forma clara, a quién corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT.
    • Así mismo el SAGRILAFT deberá contemplar, como mínimo, las siguientes etapas para identificar, prevenir, controlar y gestionar el Riesgo de LA/FT/FPADM y las consecuencias de su materialización:
    • Identificación del Riesgo LA/FT/FPADM
    • Medición o evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM
    • Control del riesgo
    • Monitoreo del riesgo

Reportes de Operaciones Sospechosas y otros reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)

  • La Empresa Obligada deberá establecer herramientas y aplicativos, preferiblemente tecnológicos, que permitan identificar Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas. Mediante la consolidación de información, estas plataformas tecnológicas deben generar indicadores y alertas a partir de los cuales se pueda inferir o advertir la existencia de situaciones que no se ajusten a las pautas de normalidad establecidas por la Empresa Obligadas para un sector, una industria o una clase de Contraparte.
  • La Superintendencia de Sociedades impartirá en cualquier tiempo la instrucción específica a cualquier Empresa sometida a su supervisión, que no sea una Empresa Obligada al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas, para que implemente las medidas señaladas en este Capítulo X, es decir que implemente el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, conforme con sus instrucciones.

Plazo para el cumplimiento del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM

Las Empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que adquirieron la calidad de Empresas Obligadas.

Periodo de Transición para el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo

Integral LA/FT/FPADM Las Empresas que a la fecha de expedición de la presente Circular se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No. 100-000005 de 2017, deberán revisar y ajustar su Política LA/FT/FPADM y SAGRILAFT para verificar que se ajuste a lo dispuesto en este Capítulo X a más tardar el 31 de mayo de 2021.

Sanciones

El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en el presente Capitulo X, dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, revisor fiscal o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

DISCLAIMER: Because of the generality of this update, the information provided herein may not be applicable in all situations and should not be acted upon without specific legal advice based on particular situations.

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