[co-author: Alvaro Andres Camacho]

La Superintendencia de Sociedades (Supersociedades) en Colombia, el pasado 2 de marzo de 2021, expidió la Circular Externa 100-000001 (la Circular), por medio de la cual se emitieron ciertas instrucciones aplicables a las reuniones ordinarias del máximo órgano social, de conformidad con lo dispuesto por el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021 (norma que estableció las reglas aplicables a las reuniones ordinarias que con ocasión a la declaración de la emergencia sanitaria, y en virtud de la Ley 2069 de 2020, se celebren durante el año 2021), expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Una de las medidas más importantes introducida a través del Decreto 176 de 2021, consiste en ordenar que las reuniones de asambleas o juntas de socios, ordinarias, que correspondan a la revisión del ejercicio del año 2019, se lleven a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021. Lo anterior quiere decir que las reuniones ordinarias ya no se encuentran ligadas al término de la emergencia sanitaria, y que por el contrario, se estableció una fecha límite para su celebración.

Adicionalmente, el Decreto 176 de 2021 dispuso en su artículo 5 que en el evento en el que se lleve a cabo una reunión ordinaria con el propósito de agotar temas de dos ejercicios diferentes (de los años 2019 y 2020), el derecho de inspección de los asociados se ejercerá en un mismo término, de acuerdo a las normas aplicables al tipo societario respectivo.

Así mismo se señala que en todo caso, en desarrollo de la reunión en donde se busque agotar temas de ambos ejercicios, se deberán agotar primero los asuntos relacionados con el ejercicio del año 2019 y luego los del ejercicio 2020.

Con el fin de expedir instrucciones sobre el alcance del Decreto 176 de 2021, la Circular precisó que las reuniones ordinarias que correspondan a la revisión del ejercicio del año 2020 deberán adelantarse de conformidad con lo dispuesto por el Código de Comercio, es decir, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del ejercicio del año 2020, salvo disposición estatutaria que establezca fecha diferente para la celebración de la reunión ordinaria.

La Supersociedades, a través de la Circular, señaló que las reuniones ordinarias del máximo órgano social podrán llevarse a cabo de manera presencial, no presencial o mixta, y que corresponde a los administradores determinar la modalidad que resulta más conveniente. Señala la Circular:

"La escogencia de la modalidad de la reunión supone que la administración de la sociedad haga un juicio sobre su conveniencia a partir de las circunstancias específicas de cada empresa ..."

Respecto a las reuniones ordinarias presenciales, la Circular señaló que estas deberán adelantarse teniendo en cuenta las recomendaciones de salud pública impartidas por las autoridades locales y nacionales.

En relación con las reuniones ordinarias no presenciales, la Circular advirtió que en dicho evento la sociedad deberá brindar a los convocados toda la información necesaria para el desarrollo de la misma, con el fin de que la reunión ordinaria se lleve a cabo de manera ordenada.

La Supersociedades señaló que las reuniones ordinarias mixtas permitirán que algunos asociados puedan estar presente en sede física, y que los asociados que así lo deseen puedan participar de manera virtual.

Respecto al derecho de inspección, la Circular establece que los administradores deberán tener a disposición de los asociados, los documentos que requerían consultar mediante el uso de instrumentos tecnológicos.

La Circular también señaló que en el evento en el que una reunión ordinaria haya sido convocada y no se haya podido realizar por motivos de fuerza mayor, los administradores se encontrarán obligados a convocarla nuevamente con las formalidades aplicables, una vez sean superados los motivos que impidieron su desarrollo.