[co-author: Maria Alejandra Rueda]

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de Colombia, emitió el pasado 11 de febrero de 2021, la Resolución No. 000013 (La Resolución), por medio de la cual implementó el sistema de facturación electrónica para el pago de nómina electrónica en el país.

De acuerdo a lo señalado en la Resolución, en la medida en que el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, se hace obligatoria su implementación respecto a los pagos o abonos en cuenta por este concepto, siempre que exista una relación laboral o pagos a pensionados a cargo del empleador. Por ello, se señala en el artículo 4 de la Resolución, que estarán obligados a generar y transmitir el documento soporte, aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realicen pagos o abonos en cuenta en virtud de la existencia de un vínculo laboral, legal, o aquellos empleadores a los cuales esté a cargo el pago de pensiones (los Sujetos Obligados).

Es importante resaltar que en virtud de lo consagrado en la Resolución, el documento de soporte de pago y las notas de ajuste que se realicen a este documento, constituyen soporte sobre costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables sobre el impuesto a las ventas (IVA), cuando a éste haya lugar.

El documento soporte de pago de nómina electrónica, en virtud de lo establecido en el artículo 5 de la Resolución, deberá contener como mínimo, la siguiente información:

• denominación expresa del documento como soporte de pago de nómina electrónica
• apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del Sujeto Obligado
• apellidos y nombre(s) y número de identificación del beneficiario del pago
• código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE)
• llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el Sujeto Obligado
• contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina
• contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
• el valor total diferencial, correspondiente a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de la misma
• información adicional relacionada con el Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA adjunto a la Resolución
• el medio de pago utilizado
• fecha y hora de generación
• firma digital del Sujeto Obligado
• apellidos y nombre o razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas e identificación del software

Es importante tener en cuenta que en el artículo 6 de la Resolución, establece el calendario de implementación obligatoria por parte de los Sujetos Obligados, de acuerdo al número de empleados:

Adicionalmente, el artículo 6 de la Resolución señala como plazo máximo de implementación permanente el término de dos meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta por concepto de pago de nómina o pensión, con posterioridad a la entrada en vigencia de la Resolución, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte de pago de nómina y notas de ajuste. Los Sujetos Obligados podrán soportar sus costos y gastos mediante los medios que tengan implementados, hasta la fecha máxima determinada en el calendario correspondiente.

Por último, con relación a la implementación por parte de los sujetos no obligados a expedir factura electrónica, el artículo 6 de la Resolución señala que a partir del 31 de marzo de 2022 se encontrará habilitado el servicio informático electrónico para el pago de nómina por parte de estos sujetos, y los cuales tendrán como fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento el 31 de mayo de 2022.