Dane uzyskane w trakcie kontroli trzeźwości jako dane osobowe

Informacja o trzeźwości zawiera informacje o stanie zdrowia osoby, które traktowane są jako dane osobowe szczególnej kategorii w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych (art. 9 RODO). Przetwarzanie takich danych, co do zasady jest zakazane, jednak przepisy RODO przewidują taką możliwość, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone prawem państwa członkowskiego przy odpowiednim zabezpieczeniu praw podstawowych oraz interesów osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. b RODO).

Możliwość taką wprowadza wspomniana nowelizacja, dopuszczając tym samym przetwarzanie danych o stanie zdrowia, pod warunkiem jednak, że będzie ono zgodne z celem, zakresem oraz okresem przechowywania danych osobowych, określonych w jej postanowieniach.

Dotychczasowy stan prawny

W dotychczasowym stanie prawnym pracodawcy nie mogli samodzielnie prowadzić prewencyjnych kontroli stanu trzeźwości pracowników. Pracodawca mógł bowiem badać stan trzeźwości pracownika wyłącznie w sytuacji

• gdy zachodziło uzasadnione podejrzenie, że spożywał alkohol w czasie pracy lub stawił się do niej w stanie po użyciu alkoholu; oraz
• za pośrednictwem organu powołanego do ochrony porządku publicznego (np. policji).

Nowelizacja wprowadza w tym zakresie daleko idące zmiany, znosząc przede wszystkim konieczność spełnienia powyższych warunków.

Kto podlega badaniu trzeźwości?

W rozumieniu przepisów nowelizacji, badaniu trzeźwości podlegać będą nie tylko pracownicy pracujący stacjonarnie, lecz również ci, którzy świadczą pracę w sposób zdalny. Ponadto, co jest warte podkreślenia, zakres stosowania jej przepisów obejmie nie tylko pracodawców i pracowników w rozumieniu definicji przepisów kodeksu pracy, ale także pracowników którzy wykonują pracę na podstawie innej niżej stosunek pracy oraz prowadzą na własny rachunek działalność gospodarczą. W dalszej części tego newslettera, pracodawców i osoby organizujące pracę osób innych niż pracownicy, będziemy nazywać pracodawcami, a pracowników i osoby zatrudnione na innej podstawie niż umowy o prace, pracownikami, za wyjątkiem tych miejsc, w których zaznaczamy, że odnosimy się odrębnie do poszczególnych podmiotów.

Kiedy kontrole trzeźwości są dopuszczalne?

Nie każdy pracodawca będzie mógł jednak wprowadzić wspomniane prewencyjne kontrole. Pracodawca bowiem może przetwarzać dane osobowe dotyczące trzeźwości tylko w razie konieczności:

• zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, lub
• ochrony mienia pracodawcy.

Jeżeli powyższe przesłanki nie zostaną spełnione, pracodawca nie będzie mógł wprowadzić prewencyjnych kontroli zarówno pod kątem zawartości alkoholu, jak i pod kątem środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Podstawa oraz sposób przeprowadzania badania

Pracodawcy obowiązani są wprowadzić regulacje dotyczące prewencyjnych kontroli w regulaminach, układach zbiorowych pracy lub – w przypadku pracodawców, nie objętych układami zbiorowymi i nie zobowiązanych do ustalenia regulaminu pracy – w obwieszczeniach. Przepisy powinny wskazywać grupę pracowników objętych kontrolą, sposób jej przeprowadzania oraz czas i częstotliwość jej przeprowadzania. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracodawca informuje najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Nowi pracownicy objęci kontrolą trzeźwości otrzymują informację o tym przed dopuszczeniem do pracy.

Ustawa nie odnosi się co do sposobu wprowadzenia badań w odniesieniu do innych kategorii podmiotów (np. pracodawców, którzy organizują pracę na innej podstawie niż stosunek pracy). Można jednak przyjąć, że pracodawcy tacy, obowiązani również będą do wprowadzenia odpowiednich postanowień w wewnętrznych regulacjach.

Kontrola trzeźwości będzie prowadzona przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego za pomocą urządzenia posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie.

Ponadto, na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy, możliwe będzie przeprowadzenia badania stanu trzeźwości przez organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. przez policję) przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. W szczególnych przypadkach, określonych w kodeksie pracy, możliwe jest również przeprowadzenie badania z krwi.

Warunki, jak i metody przeprowadzania powyższych badań zostaną w sposób bardziej szczegółowy określone w rozporządzeniu.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z postanowieniami nowelizowanej ustawy pracodawca będzie mógł przetwarzać informacje o:

• dacie, godzinie i minucie badania;
• o jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości oraz analogicznie o wyniku wskazującym na stan po użyciu środków działających podobnie do alkoholu

Ponadto obowiązany będzie on przechowywać powyższe informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. W przypadku jednak zastosowania kary upomnienia, nagany lub kary pieniężnej, pracodawca powinien przechowywać te informacje aż do czasu uznania wspomnianych kar za niebyłe, zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Oprócz tego okres przechowywania ulegnie przedłużeniu do dnia prawomocnego zakończenia postępowania, jeżeli informacja może stanowić albo jest dowodem w postępowaniu np. cywilnym lub karnym. Po upływie wspomnianych okresów, pracodawca będzie obowiązany usunąć powyższe dane.

Kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu

Nowelizacja poza kontrolą trzeźwości obejmuję również kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu tym samym rozszerzając zakres możliwych do przeprowadzenia kontroli. Kontrolę tę przeprowadza się, analogicznie jak kontrolę trzeźwości, za pomocą wspomnianych metod nielaboratoryjnych. Możliwe jest również przeprowadzenie badania krwi lub moczu przez organ powołany do ochrony porządku publicznego (np. przez policję), w sytuacjach analogicznych, jak w przypadku kontroli na obecność alkoholu.