Mediante circular externa, el Ministerio del Trabajo en Colombia dispuso que, tanto el empleador como el trabajador, pueden suscribir los contratos de trabajo con firma electrónica y digital.

Estas firmas permiten identificar a una persona en un mensaje de datos y son el equivalente funcional a la firma manuscrita, pues cumplen el mismo objetivo: vincular a una persona con la creación de un mensaje de datos, un acto o un contrato.

El contrato de trabajo que se suscriba con firma electrónica, debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Contener las siguientes cláusulas: identificación y domicilio de las partes, el lugar y la fecha de su celebración, el lugar donde se contrata al trabajador y el lugar de la prestación del servicio, la naturaleza del trabajo, el valor del salario, su forma y períodos de pago, la estimación de su valor, en caso que se pacte salario en especie (habitación y alimentación como parte del salario), y la duración del contrato, su desahucio y terminación. Artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo.
2. Incluir en el contrato de trabajo estipulaciones referentes a las condiciones técnicas a las que se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos o cualquier otra actividad que involucre el intercambio electrónico de datos. Lo anterior, se considera conveniente para facilitar el desarrollo de la relación laboral.
3. La firma del contrato de trabajo por medios electrónicos no debe tener ningún costo para el trabajador.

Es importante mencionar que la firma electrónica puede ser:

1. Firma electrónica pactada mediante acuerdo: las partes estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos.
2. Firma electrónica generada mediante entidad de certificación: la generación de los datos fue ofrecida o facilitada a través de las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.

Así, las empresas que decidan implementar la firma electrónica en su contratación laboral deberán gestionar ante las entidades que ofrezcan los servicios de certificación, la habilitación de plataformas en sus sistemas y procesos internos de contratación. Los costos por la contratación de dichos servicios deben ser asumidos por el empleador.

Sin embargo, el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (MINTIC) está trabajando en la implementación de los Servicios Ciudadanos Digitales, que prestará los servicios de autenticación electrónica y carpeta ciudadana a todos los ciudadanos de manera gratuita. Por tanto, los empleadores y trabajadores eventualmente podrán hacer uso de esta plataforma para la firma electrónica de contratos de trabajo.